Digitale Transformation gemeinsam mit HXS

Seit bald acht Jahrzehnten zählt das Europäische Forum Alpbach in den Tiroler Alpen zu den renommiertesten internationalen Symposien Europas. Gemeinsam mit dem hohen Ansehen steht das Europäische Forum Alpbach auch vor großen Herausforderungen: Ein engagiertes kleines Team muss eine Vielfalt an anspruchsvollen Aufgaben bei Kommunikation, Organisation, Administration und aktuell auch bei der digitalen Transformation bewältigen – hochkarätige IT-Lösungen von HXS leisten einen wichtigen Beitrag dazu.

Seit 76 Jahren findet alljährlich im kleinen Bergdorf Alpbach in den Kitzbüheler Alpen ein in seiner Art einzigartiges Symposium statt: Das 1945 erstmals ins Leben gerufene Europäische Forum Alpbach (EFA). Unmittelbar nach dem Zweiten Weltkrieg vor allem als Projekt der friedlichen Völkerverständigung initiiert, ist das Europäische Forum Alpbach heute eine moderne Plattform des internationales Austauschs, die sich vor allem zum Ziel gesetzt hat, Ideen für ein starkes und demokratisches Europa voranzutreiben. Menschen aller Generationen und Nationalitäten – darunter oft auch prominente Persönlichkeiten – treffen im Rahmen des Forums zusammen, um aktuelle Fragen unserer Zeit zu diskutieren und interdisziplinäre Lösungsansätze für drängende Probleme und Herausforderungen zu finden. Zu den TeilnehmerInnen zählen führende Wissenschafter, visionäre Denker und Entscheidungsträger aus Politik und Wirtschaft ebenso sowie Akteure der Zivilgesellschaft und führende Persönlichkeiten des Kunst- und Kulturlebens.

Im Verlauf seiner bald 80-jährigen Geschichte hat sich das Europäische Forum Alpbach den Ruf eines Symposiums von Weltrang erworben, gemeinsam mit dem hohen Renommée sind allerdings auch die Herausforderungen gewachsen: „Wir sind ein gemeinnütziger Verein mit rund 30 MitarbeiterInnen“, erzählt Mag. Christiane Schwaiger, Leitende Verantwortliche für IT und Digitalisierung des Europäischen Forum Alpbach, „und bewältigen als relativ kleines Team eine Vielzahl an anspruchsvollen Aufgaben bei der Kommunikation, Organisation und Administration des Europäischen Forum Alpbach.

Da wir mit unseren Ressourcen einerseits sehr ökonomisch und effizient umgehen müssen und da andererseits die Digitale Transformation des Europäischen Forum Alpbach eine besonders wichtige Aufgabe ist,

die während der Corona Krise noch drängender wurde, haben wir uns nach einem externen IT-Partner umgesehen und sind Ende 2020 schließlich im Rahmen einer Ausschreibung bei HXS fündig geworden.“

Warum die Entscheidung für einen externen IT-Partner zugunsten von HXS gefällt wurde? „Nach den ersten eingehenden Gesprächen mit Peter Oskar Miller und Christoph Nimmerrichter hat uns vor allem der ganzheitliche Rundum-Service-Aspekt überzeugt, den uns HXS bietet“, erklärt Mag. Christiane Schwaiger.

„Ebenso überzeugend war die gute Kommunikation auf Augenhöhe, die wir von Anfang an bei HXS gefunden haben: Nach einer ersten Ist-Analyse wurde beispielsweise nicht nur unser IT-Bedarf von HXS sehr fundiert ermittelt, sondern vor allem auch ebenso professionell, transparent und verständlich aufbereitet und kommuniziert – für mich persönlich ein sehr wichtiger Punkt.

Gemeinsam mit HXS haben wir unsere komplette Serverinfrastruktur modernisiert, die nun von HXS betreut wird, und den Umstieg auf Office 365 auf allen Arbeitsplätzen vollzogen – und das in wirklich außergewöhnlich problemloser Weise. Denn schließlich sind die meisten unserer MitarbeiterInnen keine IT-Experten, sondern einfache AnwenderInnen, die besonderen Wert darauf legen, dass ihre Arbeit durch IT-Modernisierungen nicht komplizierter, sondern einfacher wird. Das zeigt sich vor allem bei ganz einfachen und alltäglichen Details wie z. B. Email Ordnern, die wieder am gewohnten Platz zu finden sind. Bei früheren Umstellungen mit anderen Partnern haben wir hier eher negative Erfahrungen gemacht – umso angenehmer war die Überraschung, dass mit HXS alles nicht nur reibungslos geklappt hat, sondern auch von allen MitarbeiterInnen problemlos anwendbar war. Die Umstellung dauerte pro Arbeitsplatz nur ca. 2 Stunden, es konnte danach nahtlos weitergearbeitet werden und alle Fragen wurden klar und einfach verständlich beantwortet.“

Was Mag. Christiane Schwaiger bei der Zusammenarbeit mit HXS vor allem auch persönlich überzeugt hat?

„HXS bedeutet für mich vor allem eine wertvolle Entlastung, um mich meinen Kernaufgaben umso effizienter widmen zu können.

Meine Aufgabe als Verantwortliche für IT und Digitalisierung des Europäischen Forum Alpbach ist vor allem auch, das „Big Picture“ im Auge zu haben und mich damit zu befassen, wie wir uns heute und in Zukunft in der digitalen Medien- und Kommunikationssphäre bewegen und uns in dieser Hinsicht laufend weiterentwickeln. Eine Aufgabe, die gerade während der Corona-Krise besonders herausfordernd war: 2020 gingen wir ja überwiegend als Online-Konferenz über die Bühne, und natürlich werden wir auch in Zukunft verstärkt auf digitale Elemente setzen – schon 2021 wird das Miteinander von analogen und digitalen Kanälen mit all den gewonnenen Erfahrungen der letzten eineinhalb Jahre eine sehr wichtige Rolle spielen.

Umso dankbarer bin ich deshalb, auf einen IT-Partner zählen zu können, der mich im Hintergrund unterstützt und entlastet und der alle Experten-und Detailthemen so einfach und transparent kommuniziert und dokumentiert, dass die Zusammenarbeitet eine echte Erleichterung und Bereicherung bedeutet.

Mit HXS haben wir einen Partner gefunden, bei dem technische Qualität und Kommunikationsqualität (vor allem auch für User und Nicht-Experten) gleichwertig auf einem hohen Niveau sind – für mich einer der wichtigsten Punkte, der unsere Zusammenarbeit mit HXS so wertvoll macht.“